POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS - PDPD

Introdução

A empresa preza pela privacidade e entende que se trata de um direito fundamental de todas as pessoas.

Compreende que, em todos seus processos de negócio que há tratamento de dados pessoais, essa informação passa por diferentes meios de suporte, armazenamento e comunicação, sendo estes vulneráveis a fatores externos e internos que podem comprometer a proteção de dados pessoais e afetar negativamente a privacidade dos seus titulares.

Por isso, por meio deste documento estabelece regras, compatíveis com os requisitos da legislação brasileira, além de boas práticas e normas internacionalmente aceitas, com o objetivo de garantir níveis adequados de proteção para os dados pessoais tratados pela organização.

ESCOPO

A Política de Proteção de Dados possui o objetivo de descrever e orientar todos os membros da organização, bem como aqueles que tratam dados pessoais em seu nome, sobre como proceder com o tratamento de dados pessoais em conformidade com a LGPD e outras legislações a respeito do tema, bem como ao processo de resposta aos titulares, o tratamento de dados pessoais coletados pela empresa e procedimento de notificação de incidentes.

Esta política se aplica a qualquer operação de tratamento de dados pessoais realizada pela empresa para todas as dimensões e atividades, em todas as regiões onde operamos, nos casos em que:

I. A operação de tratamento seja realizada em território nacional brasileiro;

II. Tenha por objetivo a oferta ou o fornecimento de bens ou serviços ou o tratamento de dados de indivíduos localizados no território nacional;

III. Os dados pessoais, objeto do tratamento, tenham sido coletados no território nacional.

PAPEIS E RESPONSABILIDADES:

É de responsabilidade de todos que trabalham com ou para a IMEX garantir o tratamento adequado e a segurança dos dados pessoais que trafegam no ambiente da empresa.

Destaca-se algumas áreas principais em relação ao tratamento de dados pessoais nas seguintes funções organizacionais:

3.1. Comitê Gestor de Proteção de Dados Pessoais – CGPDP:

A empresa possui um Comitê Gestor de Proteção de Dados – CGPD/Gestor de Proteção de Dados, contando com a participação de, pelo menos, um representante da diretoria e um membro sênior das seguintes áreas: Tecnologia da Informação, Jurídico e Encarregado de Proteção de Dados (Consultoria Externa).

É responsabilidade do Comitê:

· Analisar, revisar e aprovar políticas e normas relacionadas à proteção de dados pessoais;

· Garantir a disponibilidade dos recursos necessários para uma efetiva Gestão da Proteção de Dados Pessoais;

· Garantir que o tratamento de Dados Pessoais seja realizado em conformidade com a POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS (PPDP) e a legislação vigente;

· Promover a divulgação da PPDP e tomar as ações necessárias para disseminar uma cultura de proteção de Dados Pessoais no ambiente corporativo.

3.2. Encarregado pelo tratamento de dados pessoais:

É responsabilidade do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais:

· Aceitar reclamações e comunicações dos titulares de dados pessoais, prestar esclarecimentos e adotar as providências necessárias;

· Receber comunicações da autoridade nacional de proteção de dados e adotar as providências necessárias;

· Orientar os empregados, terceiros contratados e demais partes da IMEX a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais;

· Atender as demais atribuições, conforme orientação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados, definidas em normas complementares publicadas pelo referido órgão;

· Auxiliar o CGPDP em suas deliberações;

· Atuar junto ao time de TI no ajuste das normas e procedimentos de segurança da informação, necessários para se fazer cumprir as Políticas de Privacidade, Proteção de Dados e Segurança da Informação;

· Identificar e avaliar as principais ameaças à proteção de dados, bem como propor e, quando aprovado, apoiar a implantação de medidas corretivas para reduzir o risco;

· Tomar as ações cabíveis para se fazer cumprir os termos desta política;

· Apoiar a gestão das violações de dados pessoais, garantindo tratamento adequado e comunicando, em prazo razoável, a autoridade nacional e titulares afetados pela violação sempre que esta representar risco ou dano relevante aos titulares.

3.3. Time de Resposta a Incidentes:

É responsabilidade do time de Resposta a Incidentes:

· Garantir que políticas, normas e procedimentos de Segurança da Informação sejam ajustados de forma a atender os requisitos da Política Geral de Proteção de Dados Pessoais;

· Adotar medidas de segurança, tanto técnicas quanto administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito, conforme padrões mínimos recomendados pela autoridade nacional de proteção de dados pessoais.

· Realizar o tratamento de incidentes de segurança da informação que envolvam o tratamento de dados pessoais, garantindo sua detecção, contenção, eliminação e recuperação dentro de um prazo razoável.

· Apoiar o Encarregado pelo tratamento de dados pessoais na comunicação à autoridade nacional e ao titular dos dados pessoais em casos de ocorrência de incidente de segurança que possam acarretar risco ou dano relevante aos titulares.

3.4. Usuários da Informação:

São aqueles que manipularão os dados pessoais dentro da empresa. É responsabilidade dos Usuários da Informação:

· Ler, compreender e cumprir integralmente os termos da Política Geral de Proteção de Dados Pessoais, bem como as demais normas e procedimentos de proteção de dados pessoais aplicáveis;

· Encaminhar quaisquer dúvidas e/ou pedidos de esclarecimento sobre Proteção de Dados Pessoais, suas normas e procedimentos ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais ou, quando pertinente, ao Comitê Gestor de Proteção de Dados Pessoais;

· Comunicar ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais qualquer evento que viole esta Política ou coloque/possa vir a colocar em risco Dados Pessoais tratados pela IMEX;

· Assinar as políticas de Segurança da Informação, Proteção de Dados e o Código de Conduta da IMEX, formalizando a ciência e o aceite integral das disposições contidas, bem como as demais normas e procedimentos de segurança, assumindo responsabilidade pelo seu cumprimento;

· Responder pela inobservância das regras da Política Geral de Proteção de Dados Pessoais, normas e procedimentos relacionados ao tratamento de Dados Pessoais, conforme definido no item sanções e punições.

3.5. Demais Responsabilidade:

O gerente de TI é responsável por:

· Garantir que todos os sistemas, serviços e equipamentos utilizados para armazenar dados pessoais atendam aos padrões de segurança aceitáveis.

· Realizar verificações e varreduras regulares para garantir que o hardware e o software de segurança estão funcionando corretamente com vistas à garantia da confidencialidade, da integridade e da disponibilidade dos dados pessoais.

O gerente de marketing é responsável por:

· Aprovar quaisquer declarações de proteção de dados anexadas à comunicação, como e-mails e cartas.

· Abordar quaisquer consultas de proteção de dados feitas por jornalistas ou meios de comunicação, como jornais.

· Quando necessário, trabalhar com o Encarregado de Dados para garantir que as iniciativas de marketing da Empresa cumpram os princípios de proteção de dados.

· Divulgar o informativo mensal ou demais comunicações referentes a conscientização sobre segurança da informação e proteção de dados.

· Revisão e atualização do Site, conforme diretrizes de proteção de dados;

O Gestor de Pessoas é responsável por:

· Melhorar a conscientização de todos os colaboradores a respeito da proteção de dados pessoais dos titulares de dados pessoais, internos e externos.

· Organizar treinamentos para melhorar os conhecimentos técnicos e aumentar a conscientização dos colaboradores que trabalham com dados pessoais.

· Proteger dados pessoais de colaboradores de ponta a ponta. Ele deve garantir que os dados pessoais dos colaboradores sejam tratados com base em finalidades comerciais legítimas e na necessidade do empregador.

4. DIRETRIZES:

A Presidência, Diretoria Executiva e o Comitê Gestor de Proteção de Dados Pessoais estão comprometidos com uma gestão efetiva da Proteção de Dados Pessoais.

Desta forma, adotam todas medidas cabíveis para garantir que esta política seja adequadamente comunicada, entendida e seguida em todos os níveis da organização.

Revisões periódicas serão realizadas para garantir sua contínua pertinência e adequação as necessidades da IMEX.

A IMEX estabelece as seguintes diretrizes a serem seguidas:

a) Consentimento do Titular: Garantia ao titular da escolha de permitir ou não o tratamento de seus dados pessoais, excetuando-se os casos em que a lei aplicável permitir especificamente o processamento de dados pessoais sem o consentimento do titular.

b) Conformidade legal: Garantia que o objetivo do tratamento de dados pessoais esteja em conformidade com a legislação vigente e de acordo com uma base legal permitida;

c) Transparência com titular: Comunicar, de forma clara e adequadamente adaptada às circunstâncias, o tratamento de dados pessoais ao titular, antes do momento em que os dados são coletados ou usados pela primeira vez para um novo propósito;

· Notificar titulares quando ocorrerem alterações significativas no tratamento dos seus dados pessoais;

· Garantir que, na ocorrência de uma violação de dados, todas as partes interessadas serão notificadas, conforme requisitos e prazos previstos na legislação vigente;

· Garantir a existência de um responsável por documentar, implementar e comunicar políticas, procedimentos e práticas relacionadas à privacidade e proteção de dados;

d) Livre acesso: Sempre que necessário, fornecer ao titular explicações suficientes sobre o tratamento de seus dados pessoais, conforme previsto na legislação vigente;

· Fornecer aos titulares dos dados pessoais tratados, informações claras e facilmente acessíveis sobre as políticas, procedimentos e práticas com relação ao tratamento de dados pessoais realizado pela organização, incluindo quais dados são efetivamente tratados, a finalidade desse tratamento e informações sobre como entrar em contato para obter maiores detalhes;

· Garantir que titulares tenham a possibilidade de acessar e revisar seus dados pessoais, desde que sua identidade seja autenticada com um nível apropriado de garantia, e que não exista nenhuma restrição legal a esse acesso ou a revisão dos dados pessoais;

· Seguir conforme Procedimento de Resposta ao Titular de Dados Pessoais da IMEX (item 5).

e) Necessidade e minimização: Limitar a coleta de dados pessoais estritamente ao que é permitido de acordo com a legislação vigente, e os objetivos especificados na coleta do consentimento do titular dos dados pessoais, minimizando, onde possível, a coleta dos referidos dados pessoais.

· Limitar o uso, retenção, divulgação e transferência de dados pessoais ao necessário para cumprir com objetivos específicos, explícitos e legítimos;

f) Armazenamento e descarte: Reter dados pessoais apenas pelo tempo necessário para cumprir os propósitos declarados e, posteriormente, destruí-los, bloqueá-los ou anonimizá-los com segurança;

· Bloquear o acesso a dados pessoais e não realizar mais nenhum tratamento quando os propósitos declarados expirarem, mas a retenção dos dados pessoais for exigida pela legislação vigente;

· Seguir as diretrizes da Política de Descarte e Retenção de Dados da IMEX.

g) Qualidade dos dados: Garantir a precisão e qualidade dos dados pessoais tratados, excetuando-se casos em que exista uma base legal para manter dados desatualizados;

h) Controles de Segurança: Adotar controles de segurança da informação, tanto técnicos quanto administrativos, suficientes para garantir níveis de proteção adequados para Dados Pessoais;

· Tratar integralmente violações de dados, garantindo que sejam adequadamente registradas, classificadas, investigadas, corrigidas e documentadas;

i) Documentação: Disponibilizar políticas, normas e procedimentos para proteção de dados pessoais a todas as partes interessadas e autorizadas, tais como: Empregados, terceiros contratados e, onde pertinente, clientes;

· Garantir a rastreabilidade e prestação de contas durante todo o tratamento de dados pessoais, incluindo quando dados pessoais forem compartilhados com terceiros;

j) Conscientização: Garantir a educação e conscientização de empregados, terceiros contratados e, onde pertinente, parceiros e clientes, sobre as práticas de proteção de dados pessoais adotadas pela IMEX;

k) Atualização e manutenção: Melhorar continuamente a Gestão de Proteção de Dados Pessoais através da definição e revisão sistemática de objetivos de privacidade e proteção de dados pessoais em todos os níveis da organização;

l) Não discriminação: Garantir a não discriminação no tratamento de dados pessoais, impossibilitando que estes sejam usados para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos.

4.1. Política de Privacidade e Aviso de Privacidade aos titulares: